Một số điều cần biết về kiểm hoá trong xuất nhập khẩu

Kiểm hóa là gì ?

Kiếm hóa là việc hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa xem có đúng như đã khai báo trên tờ khai hải quan hay không. Khi làm thủ tục xuất nhập khẩu, bạn phải kê khai hải quan, trong đó cung cấp đầy đủ những thông tin hàng hóa cần thiết như: tên hàng, nhãn hiệu, model, số lượng, đơn giá, mã HS, thuế suất…

Sau khi truyền dữ liệu bằng phần mềm, tờ khai hải quan có thể được phần vào luồng Xanh, Vàng, hoặc Đỏ. Trường hợp tờ khai bị phân luồng Đỏ, bạn phải làm 2 bước sau:

Thứ nhất: Xuất trình bộ hồ sơ giấy cho hải quan kiểm tra (giống trường hợp tờ khai luồng Vàng). Sau khi xét duyệt hồ sơ xong, cán bộ hải quan sẽ chuyển hồ sơ sang đội kiểm hóa. Lúc đó bạn làm bước tiếp…

Thứ hai: Chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng để cán bộ hải quan kiểm tra thực tế.

Các bước kiểm hóa:

Việc kiểm tra thực tế này có thể được tiến hành theo một trong hai cách: kiểm soi, hoặc kiểm thủ công (tôi hay nói vui, kiểu như “mổ soi” hoặc “mổ phanh” trong phẫu thuật).

Nếu hàng container phải kiểm bằng máy soi (do hệ thống phần mềm tự động phân, hoặc theo yêu cầu của cơ quan hải quan hoặc cơ quan chuyên ngành khác), bạn đăng ký thủ tục để kéo hàng đến trạm máy soi container của hải quan. Với loại này, xe container hàng sẽ chạy qua máy soi, mà không cần cắt chì niêm phong.

Hải quan căn cứ vào kết quả phân tích hình ảnh để quyết định có thông quan hay không. Nếu thấy nghi ngờ, họ có thể yêu cầu tiếp tục chuyển sang kiểm thủ công: mở container để kiểm tra trực tiếp. Bác nào vào trường hợp này thì hơi bị tốn kém chi phí, phải trả “double” mà.

Với hàng kiểm hóa thủ công, bạn phải xuống cảng tìm hạ container vào vị trí chỉ định (có khi là ngay tại vị trí gần đó), và ngồi đợi cán bộ hải quan tới. Khi họ tới, bạn gọi nhân viên cảng cắt chì (seal) để đưa hàng ra kiểm. Có loại hàng cần thêm công nhân cảng hay xe nâng hỗ trợ để rút hàng ra kiểm hóa.

Tùy theo loại hàng, mức độ rủi ro về giá, mà hải quan có thể yêu cầu kiểm lượng hàng nhiều hay ít. Trường hợp nhiều nhất là 100% kiểm tra toàn bộ lô hàng. Bạn sẽ rất mất công sức, chi phí, và thời gian nếu rơi vào trường hợp này.

Thường thì sẽ kiểm tra ít hơn, thì chỉ khoảng 5-10% gì đó. Và nếu hàng không có gì nghi vấn, thì hải quan cũng chỉ yêu cầu mở một vài thùng/kiện để kiểm. Nếu thấy ok là xong. Nếu thấy có vấn đề, hải quan sẽ chất vấn, và có thể yêu cầu chủ hàng đến Chi cục để giải quyết.

Còn nếu khi kiểm tra thấy số lượng và chủng loại hàng hóa, tem nhãn mác… khớp với thông tin trên tờ khai, thì coi như ổn. Bạn sẽ quay lại chi cục hải quan để thanh lý (quyết) tờ khai. Việc này thường làm vào cuối buổi, sau khi hải quan đi kiểm 1 vòng hết các lô hàng theo lịch trình của họ.

Bạn có thể tham khảo thêm về kiểm hóa trong thông tư 128/2013/TT-BTC.

Một số lưu ý khi kiểm hóa

Dù có kinh nghiệm hay chưa, trước khi kiểm tra hàng hóa, bạn cũng nên chuẩn bị kỹ một số nội dung để đảm bảo công việc được suôn sẻ:

Nên chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng. Thường thì chủ hàng đợi hải quan, thậm chí cả nửa ngày, chứ ít khi có trường hợp ngược lại (công chức luôn bận rộn mà!). Vì vậy, tốt nhất là bạn nên có người tới cảng sớm, tìm hạ container trước khi hải quan tới. Kẻo không, họ đợi không được, lại cắp cặp bỏ đi thì phiền lắm.
Dành thời gian xem kỹ trước hồ sơ, nhất là những nội dung về số lượng, loại bao kiện hàng. Ít nhất, là chủ hàng (hoặc người làm dịch vụ hải quan), bạn cũng phải biết được loại hàng đó là gì, hình dáng thế nào, đóng gói ra sao, một đơn vị hàng đóng mấy carton… Mục đích là, khi hải quan hỏi, bạn có thông tin chủ động để giải thích, thì việc kiểm tra sẽ diễn ra suôn sẻ hơn.
Nhớ đem theo một số dụng cụ cần thiết: chì (để kẹp lại sau khi kiểm hóa), dao cắt giấy, băng dính… Nhiều khi vội vàng, bạn có thể quên không cầm theo seal. Hậu quả là, sau khi kiểm xong, phải quốc bộ ra tận cổng cảng để mua. Nếu có để mà mua còn may. Nếu cảng không có bán thì “móm”, lại phải cầu cứu người ở nhà. Chà, nghề này có vẻ tệ!
Hết sức lưu ý vấn đề tem nhãn mác của hàng. Khi kiểm tra thực tế, hàng hóa phơi bày trước mặt, hải quan sẽ để ý ngay hàng của bạn có đủ tem nhãn mác, và nội dung trên đó có đầy đủ theo quy định không.
Nếu thiếu, hoặc không có, là gay đấy. Nhẹ là bị nhắc nhở, xử phạt hành chính, và yêu cầu khắc phục. Nếu lỗi vi phạm nặng là có thể phải tái xuất khỏi lãnh thổ Việt Nam.
Vì vậy khi tờ khai bị luồng đỏ, bạn phải tìm hiểu ngay với người bán nước ngoài xem lô hàng có đủ nhãn mác không nhé. Đề nghị họ gửi ảnh chụp là tốt nhất. Tất nhiên hàng đã ở trong container rồi thì chẳng sửa gì được nữa. Nhưng ít ra khi đó, bạn cũng có phương án xử lý trước cho chủ động để giảm thiểu thiệt hại, nếu có.

Đúng là chẳng chủ hàng nào thích hàng của mình bị kiểm hóa, vì vừa tốn kém lại mất thời gian. Có điều đã làm xuất nhập khẩu thì sẽ gặp trường hợp không mong muốn này. Vấn đề là bạn cần chuẩn bị tốt mà thôi.

Phan Gia Thương Vận chúc bạn gặp thuận lợi khi chẳng may tờ khai có bị luồng Đỏ và phải kiểm tra thực tế hàng.