Các bước chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu hàng hoá từ Trung Quốc về Việt Nam

Nhập khẩu hàng Trung quốc về Việt Nam, nhu cầu ngày một gia tăng. Nhưng các Thủ tục nhập khẩu hàng từ Trung Quốc thì khá là phức tạp đặc biệt và vấn đề chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu. Vậy thì bài viết này Thương vận Phan Gia sẽ hướng dẫn quý khách hàng cách chuẩn bị Hồ sơ nhập khẩu hàng Trung Quốc chuẩn quốc tế.

Hợp đồng thương mại quốc tế

Loại hồ sơ đầu tiên và cũng là quan trọng nhất trong quy trình chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu hàng Trung Quốc là Hợp đồng thương mại quốc tế.

Hợp đồng thương mại quốc tế là sự thỏa thuận giữa các thương nhân có trụ sở thương mại nằm trên lãnh thổ của các quốc gia khác nhau về quyền và nghĩa vụ thương mại quốc tế (international trade) nhằm trao đổi hàng hóa và dịch vụ giữa các quốc gia theo nguyên tắc trao đổi ngang giá.

Một số vấn đề quý khách hàng cần lưu ý khi chuẩn bị một bản hợp đồng thương mại quốc tế để nhập khẩu hàng Trung Quốc:

1.1 Đối tượng của hợp đồng

Tùy theo từng loại hợp đồng thương mại quốc tế mà đối tượng của hợp đồng sẽ khác nhau.

Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế: Hàng hóa;
Hợp đồng cung ứng dịch vụ: Một công việc cụ thể;
Hợp đồng chuyển giao công nghệ: Bí quyết, kiến thức kỹ thuật về công nghệ, các giải pháp kỹ thuật, phần mềm máy tính, sơ đồ kỹ thuật…

1.2 Giá cả hàng hóa, phương thức và hình thức thanh toán

Các quy định về giá cả và phương thức thanh toán cũng là điều cần lưu ý trong hợp đồng thương mại khi nhập khẩu hàng Trung Quốc:

Điều 55 CISG và Điều 52 Luật Thương mại 2005 quy định giá được xác định theo thỏa thuận của các bên.
Giá cả hàng hóa trong hợp đồng thương mại quốc tế phải có đủ đơn giá, tổng giá (cả bằng số và chữ) và được thể hiện bằng đồng tiền của nước xuất khẩu hoặc của nước nhập khẩu, hoặc của một nước thứ ba tùy hàng hóa, tập quán mua bán, vị trí, sức mua của đồng tiền và ý đồ của một trong hai bên.

Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán như:

Người mua thanh toán trực tiếp cho người bán mà không thông qua bên thứ ba;
Ngân hàng thay mặt bên bán thu hộ một khoản tiền từ bên mua trên cơ sở hối phiếu và/ hoặc chứng từ giao hàng;
Ngân hàng phát hành Thư tín dụng (L/C) sẽ cam kết trả một số tiền nhất định hoặc chấp nhận Hối phiếu do người thụ hưởng ký phát, nếu người này xuất trình bộ chứng từ thanh toán hợp lệ với nội dung quy định của Thư tín dụng.

1.3 Đảm bảo chất lượng và phương thức vận chuyển hàng hóa

Trước khi ký kết hợp đồng thương mại quốc tế cần tìm hiểu kĩ chỉ tiêu một số hàng hóa xuất khẩu để soạn thảo các điều khoản chất lượng hàng hóa tốt.
Địa điểm giao hàng được quy định tại điều 35 Luật Thương mại 2005 và Điều 31 Công ước viên Liên hợp quốc về mua bán hàng hóa quốc tế (CISG), cảng bốc, cảng dỡ hàng hóa thì nên quy định cụ thể tên cảng.

Hóa đơn thương mại

Loại hồ sơ thứ 2 cũng rất quan trọng trong Hồ sơ nhập khẩu hàng Trung Quốc mà quý khách hàng cần lưu ý chính là Hoá đơn thương mại:

Hóa đơn thương mại có tên quốc tế là Commercial Invoice – viết tắt CI, là một tài liệu chứng từ thương mại cơ bản do người bán phát hành cho người mua, trong đó bao gồm chi phí người mua/nhà nhập khẩu phải trả cho nhà cung cấp/xuất khẩu. Hóa đơn thương mại thông thường ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán hay phương thức vận chuyển…

2.1 Vai trò của hoá đơn thương mại:

Ngoài việc giúp bạn có thể kế toán giá trị đơn hàng, hoá đơn thương mại còn trợ giúp nhà nhập khẩu trong thanh toán bù trừ hàng hóa.
Bên cạnh đó, hoá đơn thương mại cũng là căn cứ quan trọng để xác định giá trị hải quan của hàng hóa để tính thuế nhập khẩu, và là giấy tờ bắt buộc cần có để làm thủ tục thủ tục xuất, nhập khẩu hàng hóa.

2.2 Các thông tin bắt buộc cần có trong hóa đơn thương mại:

Khi xây dựng một hoá đơn thương mại phục vụ cho xuất nhập khẩu hàng Trung Quốc chúng ta cần có những thông tin bắt buộc sau:

Người bán hàng/nhà xuất khẩu gửi hàng đi nước ngoài: bao gồm tên, địa chỉ, quốc gia sở tại.
Tên và địa chỉ đầy đủ của người nhận hàng.
Mô tả chi tiết của từng hạng mục nằm trong chuyến gửi hàng đi nước ngoài.
Trọng lượng tịnh và khối lượng (trọng lượng tịnh không bao gồm bao bì).
Đơn giá của từng mặt hàng (sử dụng đơn vị tiền tệ thanh toán).
Giá mở rộng.
Tiền tệ thanh toán.
Điều khoản giao hàng và điều khoản thanh toán.
Ngày mà hàng hoá bắt đầu chuyến đi liên tục đến nước ngoài.
Số tham chiếu (số đặt hàng của người mua).
Giấy phép nhập khẩu (nếu có).
Phí vận chuyển / bảo hiểm.

Một số trường hợp hoá đơn thương mại khai báo không chính xác hoặc bị sai sót thông tin sẽ gây ảnh hưởng đến việc thông quan hàng hoá, do đó quý khách hàng cần lưu ý tránh mắc phải những lỗi dưới đây:

Hóa đơn thương mại không thể hiện rõ điều kiện giao hàng như FOB (kèm tên cảng xuất) hay CIF (kèm tên cảng nhập).
Bên xuất khẩu hàng hóa bán hàng theo giá giao hàng (giá CIF) nhưng chỉ ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng và cũng không ghi những chi phí phát sinh tiếp theo.
Người giao hàng nước ngoài bán hàng có chiết khấu nhưng trên hóa đơn thương mại chỉ ghi giá thực thu mà không thể hiện số tiền được chiết khấu.
Mô tả hàng hóa không rõ ràng, thiếu các thông tin yêu cầu, gộp nhiều mặt hàng vào cùng một loại,…

Ngoài ra, quý khách hàng cũng cần lưu ý hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng kết hợp với các chứng từ khác như hợp đồng, vận đơn trong việc khai báo thuế, làm thủ tục hải quan, tính phí bảo hiểm nên các thông tin được khai báo trên hóa đơn thương mại phải trùng khớp tuyệt đối với các loại giấy tờ khác.

Phiếu đóng gói

Packing List còn được gọi là phiếu đóng gói / bảng kê / phiếu chi tiết hàng hóa danh sách hàng là một trong những chứng từ không thể thiếu của bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng Trung Quốc. Trên packing list thể hiện rõ người bán đã bán những cái gì cho người mua, qua đó người mua có thể kiểm tra và đối chiếu lại xem có giống với đơn hàng đã đặt hay không. Phiếu đóng gói phục vụ cho việc làm thủ tục hải quan, để nhận hàng tại kho bãi. Nếu sai vận đơn, sai số kiện thì sẽ rất khó có thể lấy được hàng.

3.1 Phân Loại & Mẫu Packing List

Về cơ bản hiện nay trên thế giới, Việt Nam và trong việc nhập khẩu hàng Trung Quốc đang dùng 3 mẫu packing list, để nhận biết loại nào đơn giản bằng cách chúng ghi rất rõ tiêu đề, cụ thể như sau:

Detailed packing list: Phiếu đóng gói chi tiết. Với dòng tiêu đề tương ứng là “Detailed packing list” loại packing list này nội dung rất chi tiết cho lô hàng, thường là người mua và người bán trực tiếp dùng loại này phổ biến.
Neutrai packing list: Phiếu đóng gói trung lập, trên loại packing list này không thể hiện tên người bán.
Packing and Weight list: Phiếu đóng gói packing list kèm theo bảng kê trọng lượng.

3.2 Các nội dung chính trong Packing List

Một Packing List khi nhập khẩu hàng Trung Quốc đầy đủ thường có các nội dung chính như sau:

– Tiêu đề trên cùng: Logo, tên, địa chỉ, tel, fax công ty

– Seller: Tên, địa chỉ, tel, fax công ty bán hàng.

– Số và ngày Packing List:Số này khá quan trọng

– Buyer: Tên, địa chỉ, tel, fax công ty mua hàng.

– Ref no: Số tham chiếu. Đây có thể là số đơn hàng, hay ghi chú thêm về Notify Party (Bên thông báo khi hàng đến. Thông thường thanh toán L/C thì mới yêu cầu ghi thêm thông tin Notify Party này).

– Port of Loading: Cảng bốc hàng (Ví dụ: Hai Phong port, Viet Nam; Incheon port, Korea…).

– Port of Destination: Cảng đến (Ví dụ: Manila port, Philippines; Port Klang port, Malaysia…).

– Vessel Name: Tên tàu, số chuyến.

– ETD: Estimated Time Delivery – Ngày dự kiến tàu chạy.

– Product: Mô tả hàng hóa: Tên hàng, ký mã hiệu, mã HS (Link tham khảo mã HS)…

– Quantity: Số lượng hàng theo đơn vị ở dưới (Ví dụ: 100000 pcs là 100000 cái…).

– Packing: Số lượng thùng, hộp, kiện đóng gói theo đơn vị ở dưới (Ví dụ: đơn vị là bales – kiện, chẳng hạn có 100000 cái, đóng gói 500 cái/kiện -> Packing là 200 bales).

– NWT: Net weight – Trọng lượng tịnh (Chỉ tính trọng lượng của hàng hóa)

– GWT: Gross weight – Trọng lượng tổng (Tính cả trọng lượng của dây buộc, nylon bọc, thùng, hộp đựng ở ngoài). Trên thực tế, chúng ta không cần quá tỉ mỉ và quá chính xác GWT này, chỉ cần GWT tính tương ứng và không vượt quá trọng lượng mà hãng tàu cho phép xếp trong 1 container là ok.

– Remark: Những ghi chú thêm (ví dụ như tất cả có 200 kiện thì kiện từ số 1 – 100 là đóng cho hàng nhãn mác A, kiện từ số 100-200 là đóng cho hàng nhãn mác B…)

– Xác nhận của bên bán hàng: Ký, đóng dấu.

Ngoài ra, với nhiều loại hàng đóng gói phức tạp hay một chuyến hàng bao gồm nhiều container, chúng ta còn phải cung cấp thêm Detailed Packing List.

Như vậy quý khách hàng vừa tìm hiểu về quy trình và hướng dẫn để có thể chuẩn bị được một bộ hồ sơ nhập khẩu hàng Trung Quốc đúng chuẩn theo quy định. Việc chuẩn bị này có rất nhiều lưu ý và tỉ mỉ để tránh các vấn đề xảy ra với lô hàng của quý khách. Nếu điều này quá khó khăn quý khách có thể tìm đến các công ty vận tải làm chọn gói tất cả các dịch vụ. Thương vận Phan Gia là một lựa chọn tuyệt vời cho quý khách hàng khi muốn sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng từ Trung Quốc (Link tham khảo). Là một địa chỉ nhập khẩu hàng Trung Quốc lâu năm, với quy trình nhập hàng minh bạch, rõ ràng cùng mức giá phù hợp, Thương vận Phan Gia cam kết sẽ mang đến sự hài lòng cho mọi khách hàng.